1. Разрешение конфликтной ситуации, например, при взаимодействии в кросс-функциональных процессах;
2. Предупреждение кризисной ситуации в сфере, специалистом которой являешься;
3. Запуск нового проекта, инновации или смена процесса организации работы, которые требуют согласия и поддержки руководства;
4. Запрос на увеличение затрат, которые сопровождаются требованиями использования дополнительных ресурсов.
Обычно ТОП одновременно решает множество сложных нерядовых задач самого высокого уровня сложности. При этом нередко возникает потребность в его веском слове для решения насущных вопросов в операционной деятельности. Задачи важны для вас, как для структурного руководителя или ответственного за проекты и направления, но которые, в то же время, напрямую не касаются ТОПа.
Более того, как правило, он не вникает в вашу специфику: для этого вы и существуете — решать вопросы самостоятельно. У него заполнен весь график. Времени на встречу с вами совершено нет! Тем не менее, в данный момент вам позарез нужно согласование. Как быть?
Назначенная встреча в календаре — половина сделанного дела!
Конечно, нужно начать с назначения встречи — самое главное сформулировать цель встречи четко и конкретно, чтобы руководитель понимал, о чем пойдет речь, насколько это важно и почему ему просто необходимо выделить в своем графике несколько минут на ваши вопросы.
Но, как только встреча назначена, требуется очень тщательно к ней подготовиться — другого шанса получить желаемое может и не быть.
Перед тем как идти на встречу, необходимо определить четкую и достижимую цель: что должен решить руководитель? Какой желаемый ответ вы хотите получить?
Например, представьте свою личную ситуацию. Как вы обычно формулируете цели встречи?
«Показать бизнес-процесс подразделения», «Продемонстрировать успешность вашей функции», «Доказать значимость выполняемой вами работы», «Обсудить новый проект» и т.д.
Если именно так звучат обычные ваши цели, то сделайте еще один шаг и задайте еще один вопрос: «Зачем?!»
«Зачем показывать бизнес-процесс подразделения?», «Зачем демонстрировать успешность вашей функции?», «Зачем доказывать значимость вашей работы?», «Зачем обсуждать новый проект?»
А теперь попробуйте дать ответ на эти вопросы. Все эти примеры говорят только о вашем желании поговорить и пообщаться, но не о результате переговоров и встречи с руководителем. Что конкретно он должен сделать? Это и будет настоящей целью.
Кстати, в сформулированной цели не может быть альтернатив: он может сделать так или эдак, а может вот так. У вас есть конкретная задача, и вы ее преследуете. Если же на входе вы сами колеблетесь, то о каком решении руководителя в итоге можно говорить? Ваша задача — провести анализ и понять, что требуется. Конечно, при проведении встречи у вас должно быть несколько запасных вариантов (в идеале не более 2-х, в сумме — 3), но стремиться показать свою заинтересованность только в одной, оптимальной с вашей точки зрения попытке. Колебания «или-или» расцениваются как неуверенность просящего.
К каждой встрече нужно готовиться
Как только определились с целью встречи (иногда, после уточнения целей встречи, необходимость во встрече отпадает сама) необходимо продумать линию аргументации — почему руководитель должен выполнить то, что вам нужно.
Для этого руководитель должен понимать, о чем идет речь, важность вашей просьбы и возможности решения вашего вопроса.
Нужно помнить, что время встречи сильно ограничено, и долгие рассказы и объяснения никто слушать не будет.
В лучшем случае у вас будет 15 минут на все — изложение ситуации, обозначение вопроса и запроса. В худшем — 5 минут, из которых всего 1,5-2 минуты на доказательство важности озвученного вопроса.
Поэтому так важно детально продумать ваш диалог.
Структуру встречи необходимо распланировать заранее:
Установление контакта;
Освещение ситуации и проблематика;
Возможное решение вопроса;
Выход на запрос/предложение;
Завершение встречи.
Для начала нужно определиться в каком формате будет проходить встреча, как это принято в вашей организации.
Сейчас довольно часто используют и даже требуют оформлять свои предложения, запросы и т.д. в виде презентации PowerPoint. Это позволяет вам заранее структурировать ваш посыл, а руководителю визуально помогает лучше разобраться в вопросе. Правильно проработанная презентация позволяет экономить время и ваше, и руководителя.
Но если нет такой возможности, и разговор будет вестись «в живую», то стоит наметить план в блокноте, хотя бы тезисно оформить структуру диалога, а объяснения вести тут же на бумаге. По сути, та же презентация, но с листом бумаги и ручкой в руках.
Все указанные этапы встречи (неважно, сколько времени вам отведено) необходимо проработать полностью.
Установление контакта занимает незначительное количество времени от встречи, но это немаловажная часть любого делового разговора. Цель первого этапа — захватить внимание руководителя, чтобы он вас выслушал и не отвлекался. После обычного приветствия необходимо обозначить повестку дня и цель встречи.
Она должна быть предельно ясной и конкретной: руководитель на входе должен понять что от него требуется, что конкретно он должен сделать — согласовать, утвердить, выделить и т.п.
Если вы видите, что руководитель мысленно не увлекся встречей, занимается своим делом и даже не смотрит на вас, стоит уточнить или предложить перенести на другое время, запросив конкретную дату и время. Иначе вы рискуете потратить свое время, смазать впечатление и не только не достичь намеченной встречи, но и упустить возможность нормально обсудить интересующие вас вопросы.
Без понимания ситуации и важности проблематики вашего вопроса руководитель вряд ли поддержит вашу инициативу. Поэтому второй этап один из наиболее важных во всей встрече.
Чтобы грамотно подготовить презентацию вашего вопроса (на бумаге ли, в презентации ли) всегда ориентируйтесь на главную цель встречи. Ответьте на вопрос: что должен сделать руководитель в результате беседы? Какие пункты нужно согласовать или утвердить? В формализованной цели не должно быть «или-или» — только конечный результат, а он один.
После того, как определились с главным, следует определиться с задачами: что нужно для достижения цели руководителю? Что знать, что иметь, что решить?
Найдите ответы для всех вопросов.
Но! Перед тем как переходить к задачам — что требуется от руководителя, — задайтесь вопросом: «Почему руководителю это может быть важно, почему требуется его вмешательство? Почему вы вправе тратить время и ресурсы руководителя на решение своей задачи?»
Для формирования проблематики в презентации используйте следующую конструкцию аргументации: Тезис; Аргументация; Поддержка.
В тезисе необходимо дать краткое описание происходящего:
что было,
что есть,
что надо.
Ваше выступление должно завершаться на пике критичности вашей проблемы или вопроса с кратким доказательством критичности.
Доказательства или «поддержка» должны лежать в сфере понимания
руководителя, в его области бизнеса. Если вы разговариваете с владельцем, то, скорее всего, это будет разговор «на деньгах», если с представителем безопасности — то о рисках, если HR — о ценностях для персонала. Всегда помните, с кем вы планируете договариваться, каким языком пользоваться, какие аргументы включать и приоритизировать.
От выбора способа поддержки и аргументации зависит успех вашей встречи.
Итак, руководитель разобрался с вашей помощью в ситуации и понял критичность и важность вашей задачи. Теперь нужно понять, а что требуется от него?
Здесь вам необходимо предложить вариант решения, собственно, зачем вы и пришли к руководителю. Конечно, вы уже много времени ломаете голову над решением, и оно у вас есть — оптимальное с вашей точки зрения! «Ну же! Согласуйте его мне!», — мысленно взываете вы. Но, как показывает практика, руководитель думает иначе.
Так как он с вашей помощью только вошел в курс дела, то и решений может быть несколько, и его задача выбрать оптимальное. Скорее всего, разобравшись с сутью вашего вопроса, руководитель начнет задавать уточняющие вопросы с целью полного его освещения. Вам нужно быть готовым предоставить несколько проработанных вариантов решения вопроса со сравнительным анализом «за и против». Как вы подготовите линию аргументации, так руководитель выберет или вовсе отклонит варианты решения. Поэтому к этому этапу надо готовиться тщательно и скрупулезно.
Успешным завершением встречи будет достижение цели: выбор вашего варианта решения в виде согласования, утверждения или поручения от имени руководителя.
Возможны назначения повторной встречи для уточнения вопроса или предоставления большей информации