Итак, вы решили провести конференцию? Круто, вот пошаговое руководство.
Вы должны начать планировать конференцию как минимум за 6 месяцев до даты (в случае более крупной конференции планирование может начинаться на год вперед). Вы будете контролировать многие вещи. Если вы даже не делаете это в первый раз, вам, вероятно, понадобится миллион вопросов в голове. С чего начать Как найти подходящего диктора? Какое место лучше всего соответствует вашим ожиданиям?
Но не волнуйся! По правде говоря, хотя организация конференции — трудное дело, вы не первый, кто столкнется с этим. Это не новаторская задача, как изобретение колеса. Достаточно выполнить несколько конкретных шагов или ранее использованных путей.
Специально для вас мы подготовили руководство на высшем уровне, чтобы максимально помочь вам. На его основе вы узнаете, как шаг за шагом подготовить конференцию. Вы узнаете о наиболее важных элементах, которые облегчат вашу работу. Шаги, которые мы выполняем, не являются строго хронологическими — вы можете начать связываться с дикторами, прежде чем найдете нужное место, — но они дают вам общее представление о том, на чем сосредоточиться, чтобы получить максимальную отдачу от вашей конференции .
Готовы приступить к планированию конференции , прочтите наше руководство сегодня.
ШАГ 1. Определитесь с темой
Каждой хорошо организованной конференции нужна тема. Какое объединяющее сообщение передадут дикторы и что важно для участников конференции? Лучшие темы — броские и эмоциональные. Вы хотите, чтобы конференция вдохновляла и стимулировала разговор. Ваша тема должна включать это.
Например, тема «Сильнее как команда», возможно, лучше, чем «Достижение более высоких результатов за счет или за счет расширения междисциплинарного сотрудничества». Тема — больше, чем вызов для участников. Он также будет направлять ваш брендинг и продвижение, от разработки логотипа до создания хэштегов в социальных сетях и печати плакатов, брошюр и других рекламных материалов.
ШАГ 2: СОБЕРИТЕ СВОЮ КОМАНДУ НА 6-Ю КОНФЕРЕНЦИЮ — ЭТО КОМАНДА
Скорее всего, он не будет организовывать все мероприятие в одиночку (на самом деле, мы были бы удивлены, если бы он это сделал). Вам понадобится специальная команда, которая будет отвечать за различные аспекты планирования, переговоров и продвижения. Ваша основная команда, вероятно, будет включать:
- Команда по планированию : место проведения конференции, размещение, мероприятия конференции, тимбилдинг и питание.
- Административная команда : составление бюджета, регистрация участников, продажа билетов. Эта команда также будет основным контактным лицом по вопросам, касающимся организуемой конференции.
- Маркетинговая команда : контакты со СМИ, создание рекламных материалов, ведение веб-сайта, блога, социальных сетей.
- Команда спонсоров : отвечает за поиск спонсоров, подачу заявок на гранты и сбор средств (в основном конференции, которые полагаются на внешнее финансирование).
- Волонтеры : помощь во всех мероприятиях в день конференции: управление дверьми, сканирование билетов, проверка списка гостей, обработка гардероба, сопровождение людей.
Вашей основной задачей как организатора конференции будет руководство командой, расстановка приоритетов, делегирование задач.
ШАГ 3: ПОДГОТОВКА БЮДЖЕТА И БИЗНЕС-ПЛАНА.
Независимо от того, спонсируется ваша конференция или нет, у вас должен быть бюджет. Вам нужно знать, что происходит с вашими деньгами, где вы их зарабатываете и куда тратите. Наличие бюджета также поможет вам установить стоимость посещения конференции. Ниже приведен список наиболее распространенных вещей, которые вы хотите внести в бюджет:
- место,
- проживание,
- транспорт,
- общественное питание
- гонорар диктора,
- мероприятия или тимбилдинг,
- маркетинг
- участники группы.
Составление бюджета с реалистичной ценой и расчетами окажется полезным при поиске места для конференций и согласовании затрат с поставщиками услуг.